El presupuesto anual y la cuenta de resultados
Aprovechando que en enero son todo buenos propósitos, después de decidir dejar de fumar, empezar con las clases de inglés y comprar los dos primeros fascículos de la colección “Tazas de porcelana únicas en el mundo” como ya habrá cerrado el ejercicio anterior, este es un buen momento para elaborar el presupuesto para este año y conocer qué es lo que va a suceder en su empresa.
La cuenta de resultados no es ni más ni menos que el reflejo en papel de cómo va la empresa en cada una de las partidas: VENTAS, MATERIA PRIMA, PERSONAL, GASTOS GENERALES y BENEFICIO mes a mes. Este informe, normalmente lo elaboran nuestros gestores y en general lo único que nos preocupa es la última línea, qué beneficio me ha quedado. La importancia de este documento radica en que para dar una explicación al resultado de la última línea (Beneficio), es preciso analizar el resto de partidas para estudiar qué es lo que ha pasado en cada una de ellas y tomar medidas en caso de que sea necesario.
Distinguiremos dos informes que parten del mismo origen y que deberemos analizar mes a mes a lo largo del año: El presupuesto y La cuenta de explotación
1.- El presupuesto: es el documento que se elabora antes de iniciar el ejercicio donde mes a mes se refleja lo que está previsto que pase, es decir, cuantas ventas va a tener, con cuanto personal va a contar, qué materia prima va a utilizar y qué gastos generales espera tener. ¿En base a qué se hace este cálculo? Teniendo en cuenta el histórico del año pasado, es decir, lo que ocurrió en el ejercicio anterior y analizando la coyuntura actual. Algunas preguntas que se debe hacer respecto a las principales partidas son:
Ventas:
.- ¿Cuánto vendió en cada mes el año pasado? ¿Nº pax? ¿Hubo en ese mes algún evento especial que este año no se va a dar? ¿Va a subir los precios este año? ¿Cuál es la previsión de afluencia de gente? ¿Cuál es la evolución del ticket medio?
.- Todos los datos obtenidos hay que reflejarlos mes a mes
Materia prima:
.- ¿Qué % de M.P ha venido alcanzando en los últimos meses? ¿Aplico un incremento mes a mes de subida en función del IPC? ¿Será capaz con el equipo que dispone de mantener el mismo porcentaje analizando las ventas que se han previsto? ¿Va a hacer un cambio profundo en la carta que pueda afectar al tipo de M.P que compro habitualmente?
Personal:
.- ¿Con cuántas personas va a contar para este ejercicio? ¿Hay previsto algún despido? ¿Hay prevista alguna incorporación? ¿Cómo va a gestionar las vacaciones? ¿Cuántas horas extras tenemos previstas realizar? ¿Cuál es el salario bruto+coste Seg.Social por trabajador mes a mes? ¿Qué índice de absentismo de personal prevé?
Gastos generales:
Aprovechando que en enero son todo buenos propósitos, después de decidir dejar de fumar, empezar con las clases de inglés y comprar los dos primeros fascículos de la colección “Tazas de porcelana únicas en el mundo” como ya habrá cerrado el ejercicio anterior, este es un buen momento para elaborar el presupuesto para este año y conocer qué es lo que va a suceder en su empresa.
La cuenta de resultados no es ni más ni menos que el reflejo en papel de cómo va la empresa en cada una de las partidas: VENTAS, MATERIA PRIMA, PERSONAL, GASTOS GENERALES y BENEFICIO mes a mes. Este informe, normalmente lo elaboran nuestros gestores y en general lo único que nos preocupa es la última línea, qué beneficio me ha quedado. La importancia de este documento radica en que para dar una explicación al resultado de la última línea (Beneficio), es preciso analizar el resto de partidas para estudiar qué es lo que ha pasado en cada una de ellas y tomar medidas en caso de que sea necesario.
Distinguiremos dos informes que parten del mismo origen y que deberemos analizar mes a mes a lo largo del año: El presupuesto y La cuenta de explotación
1.- El presupuesto: es el documento que se elabora antes de iniciar el ejercicio donde mes a mes se refleja lo que está previsto que pase, es decir, cuantas ventas va a tener, con cuanto personal va a contar, qué materia prima va a utilizar y qué gastos generales espera tener. ¿En base a qué se hace este cálculo? Teniendo en cuenta el histórico del año pasado, es decir, lo que ocurrió en el ejercicio anterior y analizando la coyuntura actual. Algunas preguntas que se debe hacer respecto a las principales partidas son:
Ventas:
.- ¿Cuánto vendió en cada mes el año pasado? ¿Nº pax? ¿Hubo en ese mes algún evento especial que este año no se va a dar? ¿Va a subir los precios este año? ¿Cuál es la previsión de afluencia de gente? ¿Cuál es la evolución del ticket medio?
.- Todos los datos obtenidos hay que reflejarlos mes a mes
Materia prima:
.- ¿Qué % de M.P ha venido alcanzando en los últimos meses? ¿Aplico un incremento mes a mes de subida en función del IPC? ¿Será capaz con el equipo que dispone de mantener el mismo porcentaje analizando las ventas que se han previsto? ¿Va a hacer un cambio profundo en la carta que pueda afectar al tipo de M.P que compro habitualmente?
Personal:
.- ¿Con cuántas personas va a contar para este ejercicio? ¿Hay previsto algún despido? ¿Hay prevista alguna incorporación? ¿Cómo va a gestionar las vacaciones? ¿Cuántas horas extras tenemos previstas realizar? ¿Cuál es el salario bruto+coste Seg.Social por trabajador mes a mes? ¿Qué índice de absentismo de personal prevé?
Gastos generales:
.- ¿Se van a repetir los gastos generales del pasado año (Asesoría, teléfono, luz, agua….)? ¿Hay prevista alguna inversión de maquinaria o infraestructuras? ¿La amortización de préstamos sigue igual para este año? ¿Se prevé algún gasto extra para este año? ¿Se prevé un incremento de los costes por IPC?
Beneficio:
.- Una vez que restemos todos los gastos a los ingresos obtendremos el beneficio teórico para este año.
Este documento, el presupuesto aunque pueda parecer engorroso de elaborar no lo es. Se trata de un trabajo laborioso pero muy sencillo que no nos ocupará más de dos tardes. Es indispensable para hacer una previsión de lo que va a pasar y tomar decisiones en función de los resultados que se esperan.
El formato que podemos utilizar es el siguiente:
2. La cuenta de explotación:
El presupuesto no deja de ser lo que teóricamente pasará este ejercicio. Una vez iniciado el mismo sucederá lo que sucederá, la realidad y deberá ir comparando mes a mes qué es lo que está pasando, si se cumple o no lo que tenía previsto y si no se cumple (tanto a favor nuestro como en contra) tomar iniciativas para corregir las posibles desviaciones.
Este día a día se refleja en la cuenta de explotación. Puede seguir el mismo formato que hemos utilizado para el presupuesto, reflejando ahora la realidad de cada mes.
Ventajas de utilizar estos documentos:
1.- Evitará sorpresas inesperadas en cualquier momento del ejercicio
2.- Podrá decidir realizar inversiones o no en función de la evolución de los resultados
3.- Podrá tomar decisiones en el área de personal, rescindir contratos, reducir horas, contratar a más personal, modificar condiciones contractuales
4.- Conocerá la rentabilidad que le da su empresa y podrá tomar medidas para aumentarla.
5.- Podrá “jugar” a hacer determinados escenarios para ver, cambiando variables lo que sucedería (aumentar o disminuir la rentabilidad)
En definitiva, estos dos documentos que hemos revisado en este artículo son elementos indispensables en la gestión diaria de cualquier empresa independientemente de su tamaño. Sin esta información su empresa corre el riesgo de ir a la deriva.
¿Tiene usted barco?
Imagínese por un momento que lo tiene y decide salir a la mar con su familia. Imagínese en su barco, con el mar en calma, con la despensa llena, su radio conectada y el motor lleno de gasolina. Ahora imagínese en el mismo barco en medio de una tempestad, con la radio averiada, el motor sin gasolina y en manos del destino
que le depare el mar. Es seguro que usted, antes de emprender el viaje en barco habrá estudiado la previsión y habría pospuesto la salida si hubiera tenido noticias de la predicción.
Esta predicción es la que debe realizar usted a través del presupuesto, estudiar qué tiempo va a hacer a lo largo de la travesía (el ejercicio anual) y emprender las acciones que crea oportunas.
En épocas de tempestad se hace más necesaria que nunca la información para poder analizar la ruta a tomar para salir de ella.
El presupuesto no deja de ser lo que teóricamente pasará este ejercicio. Una vez iniciado el mismo sucederá lo que sucederá, la realidad y deberá ir comparando mes a mes qué es lo que está pasando, si se cumple o no lo que tenía previsto y si no se cumple (tanto a favor nuestro como en contra) tomar iniciativas para corregir las posibles desviaciones.
Este día a día se refleja en la cuenta de explotación. Puede seguir el mismo formato que hemos utilizado para el presupuesto, reflejando ahora la realidad de cada mes.
Ventajas de utilizar estos documentos:
1.- Evitará sorpresas inesperadas en cualquier momento del ejercicio
2.- Podrá decidir realizar inversiones o no en función de la evolución de los resultados
3.- Podrá tomar decisiones en el área de personal, rescindir contratos, reducir horas, contratar a más personal, modificar condiciones contractuales
4.- Conocerá la rentabilidad que le da su empresa y podrá tomar medidas para aumentarla.
5.- Podrá “jugar” a hacer determinados escenarios para ver, cambiando variables lo que sucedería (aumentar o disminuir la rentabilidad)
En definitiva, estos dos documentos que hemos revisado en este artículo son elementos indispensables en la gestión diaria de cualquier empresa independientemente de su tamaño. Sin esta información su empresa corre el riesgo de ir a la deriva.
¿Tiene usted barco?
Imagínese por un momento que lo tiene y decide salir a la mar con su familia. Imagínese en su barco, con el mar en calma, con la despensa llena, su radio conectada y el motor lleno de gasolina. Ahora imagínese en el mismo barco en medio de una tempestad, con la radio averiada, el motor sin gasolina y en manos del destino
que le depare el mar. Es seguro que usted, antes de emprender el viaje en barco habrá estudiado la previsión y habría pospuesto la salida si hubiera tenido noticias de la predicción.
Esta predicción es la que debe realizar usted a través del presupuesto, estudiar qué tiempo va a hacer a lo largo de la travesía (el ejercicio anual) y emprender las acciones que crea oportunas.
En épocas de tempestad se hace más necesaria que nunca la información para poder analizar la ruta a tomar para salir de ella.
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